Alur Penyelenggaraan Video Conference:
- Penyelenggaramenyiapkan materi Video Conference yang dilampirkan pada surat permintaan paling sedikit 14 hari sebelum pelaksanaan (H-14), berupa :
- Naskah,
- Rundownbeserta durasi acara,
- pemetaanposisi duduk, jumlah peserta dan kamera (jika memungkinkan).
- Formulirisian Video Conference yang telah terisi
- JikaVideo Conference dihadiri oleh Bupati, ajudan harus berkoordinasi dengan bagian Team Vicon Dinas Kominfo.
- Team Vivon Kabupaten Way Kanan akan berkoordinasi dengan Penyedia Layanan terhadap rencana pelaksanaan Video Conferense tersebut. Jika tidak memungkinkan Team Vicon Dinas Kominfo akan menginformasikan hal tersebut kepada penyelenggara untuk dipertimbangkan alternatif pelaksanaannya. Jika memungkinkan untuk dilaksanakan maka dilakukan proses selanjutnya.
- Team Vicon Dinas Kominfo menyediakan Paket Video Conference Standar yaitu :
- Perangkat teknis Vicon :
- Endpoint (terminal Vicon)
- LCD TV 1 (satu) unit dengan ukuran menyesuaikan kondisi
- Perkabelan audio + video dengan jumlah dan ukuran panjangn untuk kecukupan paket standar penyedia jasa
- Engineer untuk mengoperasikan perangkat endpoint selama acara pengawalan oleh Account Manager sebagai single point contact persiapan dan pelaksanaan vicon ditiap lokasi.
- Penyelenggaraan mempersiapkan ruangan yang akan digunakan dalam Vicon dimasing-masing titik Vicon. Jika dilakukan di gedung Ruang Rapat Utama, maka penyelenggaraan akan berkoordinasi dengan Bagian Umum Setdakab untuk memfasilitasi ruang pelaksanaan Vicon di Pusat berupa listrik dan tata suara.
- Penyedia layanan melakukan pemasangan perangkat Vicon berkoordinasi dengan penanggungjawab di masing-masing titik vicon yang tertera pada formulir, kemudian melakukan uji coba pada saat gladi resik.
- Pelaksanaan vicon dengan dihadiri oleh peserta, penanggungjawab dan dokumentasi. Pusdatin akan melayani penggunakan fasilitas Vicon pada hari yang ditetapkan dengan pendampingan teknis apabila diperlukan dan bertanggungjawab (dari sisi teknis) untuk menjaga kelancaran pelaksanaan Vicon.
